사업시행자는 입찰서 제출마감일 20일 전까지 현장설명회를 개최하여야 하는데, 비용산출내역서 및 물량산출내역서 등을 제출해야하는 내역입찰의 경우에는 입찰서 제출마감일 45일 전까지 현장설명회를 개최하여야 한다(계약업무처리기준 제31조 제1항). 다른 용역계약의 경우에는 현장설명회나 합동홍보설명회 개최가 재량사항이나 시공자 선정의 경우에는 의무사항이다.

사업시행자는 제출된 입찰서 모두 대의원회에 상정하여야 한다. 이때 대의원회는 총회에 상정할 6인 이상의 건설업자등을 선정하여야 한다(단, 입찰에 참가한 건설업자등이 6인 미만인 때에는 모두 총회에 상정하여야 한다). 총회에 상정할 건설업자등의 선정 방법에 관하여는 대의원회 재적의원 과반수가 직접 참여한 회의에서 비밀투표의 방법으로 의결하여야 하되 서면결의서 또는 대리인을 통한 투표는 인정하지 아니한다고 규정하고 있다(계약업무처리기준 제33조). 이에 관하여 하급심은 위 ‘서면 또는 대리인을 통한 투표 금지 규정’은 총회에 상정할 6인 이상의 건설업자등을 선정할 경우에 한하여 적용되는 것이지 입찰에 참여한 건설업자 등이 5인 이하여서 모두 총회에 상정하여야 할 경우에는 적용되지 않는 것으로 해석된다고 판시한바 있다.

대의원회에서 총회에 상정할 건설업자들을 선정한 경우에는 토지등소유자에게 이를 통지하여야 하고(계약업무처리기준 제34조 제1항), 건설업자등의 합동홍보설명회를 2회 이상 개최하여야 한다. 실무상 합동 홍보설명회 2회 중 1회는 총회 전에 별도로 개최하고, 나머지 1회는 시공자 선정 총회 당일 총회장에서 1부 행사로 진행하고 있다. 합동설명회를 개최할 때는 사업시행자는 개최일 7일 전까지 일시 및 장소를 정하여 토지등소유자에게 이를 통지하여야 한다(계약업무처리기준 제34조 제1항, 제2항).

시공자 선정을 위한 총회의 경우, 조합원 과반수가 직접 출석하여 의결하여야 한다(계약업무처리기준 제35조 제1항). 대리인이 참석한 때에는 직접 출석한 것으로 보나 조합원이 서면결의서를 철회하고 시공자 선정 총회에 직접 출석하여 의결하지 않는 한 서면결의자는 직접 출석자에 포함되지 않는다(계약업무처리 기준 제35조 제2항). 아울러 서면결의서의 매수행위 등을 방지하기 위하여 서면결의서 제출 방법을 제한하고 있다. 즉, 조합원은 조합이 지정한 기간 시간 및 장소에서 서면결의서를 배부받아 제출하여야 한다(계약업무처리기준 제35조 제4항). 이른바 ‘부재자투표방식의 서면결의’만 인정하고 있다. ‘직접 출석’에 대리인 출석이 포함되는 것과의 균형상, 부재자투표방식의 서면결의서 제출 방식의 의결권행사도 대리인이 행사할 수 있다고 봄이 타당하다.

정관에 별도의 의결정족수에 관한 규정이 없다면, 조합원 총회에서 출석 조합원 과반수의 찬성으로 시공자를 선정하여야 한다(법 제45조 제3항). 1차 투표에서 출석 조합원 과반수의 찬성을 얻지 못한 경우를 대비하여 조합은 결선 투표 또는 2차 투표 방법을 사전에 정할 수 있다. 이 경우 재투표를 하기 전에 조합원 과반수 직접 출석 여부를 확인하는 것이 바람직하다.

시공자를 선정하는 총회의 의결은 낙찰자 결정과 동일한 의미이며, 이는 계약의 편무예약에 해당하고, 사업시행자는 시공자 선정 또는 변경계약서 및 관련 자료가 작성되거나 변경된 후 15일 이내에 이를 토지등소유자 또는 세입자가 알 수 있도록 인터넷과 그 밖의 방법을 병행하여 공개하여야 한다.